Architectenbureaus zijn vaak met diverse projecten tegelijkertijd bezig. Hoe houd je grip op alle gewerkte uren? En hoe leg je verantwoording af voor het verrichte meerwerk? Met deze vragen worstelde Koen Donkers van Studio 412 uit Eindhoven al geruime tijd. Hij besloot Ben Chini van Knapp Software Oplossingen in zijn zoektocht te betrekken. Het resultaat van de gezamenlijke queeste is TRAPP, een op maat gesneden tijdregistratieapp. ‘Deze oplossing sluit 100% aan bij de wijze waarop we werken’, stelt hij enthousiast vast. ‘Mijn team en ik zijn heel blij met deze app.’
In zijn beginperiode als eenpitter kon Koen Donkers prima uit de voeten met een urenadministratie in Excel. Met een team van 5 medewerkers en 70 gezamenlijke opdrachten was de tijd rijp voor een nieuw tijdregistratiesysteem. Hij probeerde diverse applicaties en programma’s uit. Altijd met een teleurstellend resultaat.
Omgekeerde wereld
In diverse brainstormsessies met Ben Chini gaf Koen uitgebreid toelichting op zijn wensenpakket. ‘De meeste softwareprogramma’s zijn niet afgestemd op onze werkwijze’, geeft hij tekst en uitleg. ‘Voor mij is dat de omgekeerde wereld. Nu sluit de tijdregistratieapp aan bij hoe Studio 412 werkt. We maken gebruik van een allesomvattende database met voorgeprogrammeerde functionaliteiten. Dat werkt goed en flexibel.’
Realtime inzicht
De tijdregistratieapp TRAPP stelt Koen in staat om op elk moment van de dag uren in te boeken. Zowel op zijn mobiel als op zijn computer. ‘Ik heb altijd en overal een actueel overzicht van hoe een project ervoor staat’, vat hij één van de belangrijkste voordelen samen. ‘Het is heel prettig om onderweg, op kantoor en thuis grip op tijd en kosten te hebben. Straks kan iedereen zien of een lopend project overeenkomt met de begrote uren.’
In haar element
Koen is niet de enige bij Studio 412 die graag met TRAPP werkt. Ook Ilse Donkers is als ‘chef du bureau’ in haar element met de app. ‘Zij is binnen het bureau verantwoordelijk voor de disciplines administratie, facturatie en projectplanning’, vervolgt Koen zijn verhaal. ‘TRAPP levert haar een enorme tijdsbesparing op.’ Ook voor facturatie biedt de app tal van voordelen. ‘Als je precies weet hoeveel uren een project omvat, wordt factureren veel eenvoudiger.’
Offertes en calculaties
De tijdregistratieapp zorgt dus voor grip op alle uren die het team van Studio 412 op een dag aan projecten besteed. Het overzicht van bestede uren per project is een belangrijk pluspunt. Het overzicht helpt Koen om bij meerwerk de extra bestede uren te verantwoorden. ‘Op termijn hoop ik dat TRAPP ook functionaliteiten krijgt voor offertes en calculaties’, stelt hij tot slot vast. ‘Met die uitbreidingen krijg ik op projectniveau inzicht in uren, kosten en opbrengsten. Dan weet ik welke projecten geld opleveren en waar geld weglekt.’
